维修厂如何让员工学会使用门店管理系统

作者 | 杨君毅

出处 | AC汽车

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维修门店采购一套管理软件，一般分两种情况：

1、从挑选软件、购买到使用，都由老板自己负责；

2、老板指定一名负责人，负责挑选软件到申请购买，再到后续的软件运作。

如果是第一种情况，本篇以下5个步骤已经全部由老板本人执行了。而第二种情况的企业，假设目前正在使用的管理软件存在很多问题，那么多半是在购买软件后，没有系统地实施以下5个步骤，导致出现概念不清楚、功能不会用、数据不准确，甚至许多员工不知道有这个软件的情况发生。

步骤1，落实管理软件负责人（协调人）

如果维修门店有专门的管理软件负责人，但表现情况还是很糟糕，只有两种可能：负责人不靠谱（工作态度或能力有能问题）；老板不靠谱（不重视这件事，管理能力有问题）。

划重点：

1、如果总负责人不再负责这项工作（离职或者调岗），其他岗位的员工没有流动，请重新安排执行步骤1、步骤2、步骤4、步骤5；

2、如果总负责人没有变，只是其他岗位员工有流动，请总负责人安排执行步骤3、步骤4、步骤5；

3、如果人员都有流动，请从头安排执行文中的5个步骤。

步骤2，概念扫盲，了解大概功能

这一步的具体做法有很多，随便列举2项：

1、从软件商家的官网了解相关信息，可以是使用该软件产品的目的和意义，或者产品功能的介绍，上面一般都会有视频或者图文结合形式的介绍；

2、咨询软件厂家的销售人员、售前顾问，帮助了解。 

步骤3：细分责任人，分岗位培训

结合步骤1划重点的部分，假设出现第3种情况：之前安排的软件总负责人（协调人）和某些岗位的员工都产生了流动，那么原先安排好的工作就难以继续，除非公司有严格的工作交接制度。这样一来，公司使用管理软件这块的工作相当于要从头再来，而且中间的空白期越久，对公司的危害越大，如果企业经营者需要做好生意，就需要引起足够重视。

假设出现第2种情况：总负责人没有变，只是个别原先一直在使用管理软件的岗位人员发生流动，那么只需要让总负责人把这个事情去落实好就可以。 

由于各公司、门店的业务和人员组织结构有所差异，根据软件功能来细分责任人的工作需要依据具体情况而定。可以是公司管理者自己来分配，也可以让软件公司的服务顾问提供指导。至于分岗培训的任务，也有很多种方式：

1、联系软件公司，让他们提供培训；

2、获取培训资料，内部安排员工自行学习，可以是视频、图文、文字的等形式（如果有的话），不过这种效果较差（对员工主观能动性要求较高）；

3、老手带新手，让会用的教不会用的，可以是一对一指导，也可以是一对多指导教学（对个人能力要求较高）。

步骤4，匹配业务测试功能

所谓匹配业务测试功能，就是根据门店自己的业务流程，如何在软件上操作实现的过程。

比如洗车，脱离软件的流程就是：接待车主/车辆>>确认车主的需求>>安排人员洗车>>擦干车辆后检查车辆>>车主结账离开。

那么在软件上实现过程就是：使用电脑或者移动设备（手机/平板电脑），打开软件>>找到相应的功能菜单>>点击录入车主/车辆信息>>选择车主消费的项目>>派工>>施工>>质检>>结算>>打印结算单或者发送消费通知。

该步骤，就是要让使用软件的员工掌握如何快速找到自己想要的功能，如何操作，以及了解操作时该注意些什么等一系列本领。

步骤5，边用边问，及时纠正错误

对于大部分新事物，很难做到百分之百准备后才开始，而且也没有这个必要。在学习中发现问题，边学习边发现问题是最高效的方式。笔者的建议是，对于系统总负责人，平均需要投入10～20个小时去测试使用软件的功能，换算一下也就是每天2小时，每周5天，1～2周的时间。其他岗位的员工，在培训以后，尽量在一周以内，掌握大部分自己需要用的功能，在遇到不懂的或者有疑虑的地方，一定要咨询软件公司的客服人员或者系统负责人，千万不能不懂装懂。 

划重点：

以上提到10～20小时，1周等时间周期不一定绝对，但绝对不能略过前期的学习准备阶段。欲速则不达，否则就会造成类似地基不稳，楼房盖的越高风险越大的情况发生。 

以上5个步骤，是笔者将近3年汽服门店管理软件服务顾问的工作经验＋累计接触上千家汽服门店经验的总结。内容虽不够全面和精炼，但如果作为门店老板的您，能认真看完并按照这5个步骤严格执行或者对照检查，绝对可以帮助您带来至少5位数乃至6位数人民币的经济价值（可能是挽回经济损失，也可能是直接创造的收益）。 

对于第一个步骤，“落实管理软件负责人”，这个一定要做！一定要做！一定要做！而且这个人要尽量稳定地留在公司，对业务熟悉、有责任心，除非这个人就是您自己（老板）！

本文由专栏作者特约供稿，文章观点不代表AC汽车立场。

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